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Orden de compra: Qué es y para qué sirve

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Introducción

Al llevar las riendas de un negocio, es de suma importancia mantener una comunicación efectiva para garantizar el funcionamiento de los procesos y evitar errores que pueden comprometer las finanzas de la empresa. Por ello, es necesario tener algún tipo de comprobante de las transacciones que se realizan y sus detalles.

Para mejorar la comunicación con proveedores y clientes, puedes utilizar órdenes de compra. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este documento. ¡Manos a la obra!

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra, orden de pedido o purchase order es un documento legal que sirve como comprobante, tanto para el vendedor como para el cliente, de las condiciones del proceso de compra-venta realizado entre ellos.

Con este documento oficial, el vendedor de un comercio electrónico o tienda física, procede a buscar en su inventario el artículo solicitado para entregárselo al cliente y además, establecer las condiciones de pago de la transacción.

¿Qué elementos componen una orden de compra?

Para entender cómo hacer una orden de compra debemos conocer los elementos que la componen. Generalmente, una orden de compra incluye la siguiente información:

1. Datos del comerciante y del cliente

Lo primero que debe verse en cualquier orden de compra es la identificación del comerciante (nombre o razón social, según sea el caso) y del comprador. Esto puede incluir nombre, teléfono y datos de contacto, como una dirección de correo electrónico. También suele incluir la dirección del proveedor y del cliente.

2. Número de referencia de la transacción

Ya que se trata de un documento legal, es importante que esté correctamente identificado con un código o número de orden de compra único. Esto agiliza el seguimiento del estado del pedido tanto para el comerciante como para su cliente.

3. Detalles del artículo comprado

En la orden de compra debe estar bien especificado el nombre del producto o servicio que será adquirido. Esto puede, además, incluir una breve descripción de los mismos (por ejemplo, tipo de producto, color o talla en casos de prendas) si se considera necesario.

4. Precio subtotal y total de la compra

Ya que funciona como una factura, la orden de compra debe mostrar de forma explícita toda la información de los términos de pago. Esto incluye el precio unitario de cada producto o servicio, la cantidad que se ordenó, los impuestos y/o descuentos que apliquen, el costo total de la compra y, en algunos casos, el medio de pago utilizado.

5. Fecha de compra y de entrega

En el documento deben quedar plasmadas la fecha de emisión (es decir, la fecha en que se realizó la orden de compra de productos) y la fecha en que se realizará la entrega del pedido.

6. Sitio y forma de entrega

Como no siempre el domicilio del cliente es el lugar en que recibirá el pedido, debe escribirse la dirección exacta del sitio de entrega. Así mismo, debe especificarse el método de entrega (por ejemplo, delivery) y si este tiene o no un costo adicional.

7. Firma del comprador

Para que cumpla con su función de comprobante del éxito de la transacción, usualmente el documento original (en físico o digital) de la orden de pedido debe contar con la firma autorizada del cliente o receptor una vez que se lleva a cabo la entrega del bien comprado.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Una orden de compra sirve para que ambas partes de un proceso de compra-venta tengan un registro detallado de la transacción. En general, esto permite:

  • Confirmar que ambas partes poseen la información correcta sobre la transacción antes de llevarla a cabo.
  • Simplificar el procesamiento de los pedidos, disminuyendo los errores y agilizando el proceso de compra-venta.
  • Acreditar que la transacción, ya sea una venta por Internet o un pedido de materia prima a un proveedor, ha sido realizada con éxito.
  • Funciona como respaldo legal para los términos del pago realizado.
  • Mejorar la visibilidad de los detalles de los productos adquiridos, para facilitar la administración de las finanzas e inventarios.
  • Mantener un orden en el departamento de compras de un comercio.

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Cómo consultar el estado de orden de compra en tu panel de Conekta

En el panel de Conekta puedes consultar el estado de tus órdenes de compra fácil y rápidamente con tan solo ir al dashboard de tu negocio.

Además, puedes ver todo el detalle de la venta, el medio de pago utilizado, monto total, la cantidad de artículos adquiridos, información sobre el envío y el desglose de facturación, incluyendo las comisiones.

Generar una orden de pago para cada transacción puede ser tedioso, pero funciona como la factura correspondiente a cada proceso de compra-venta realizado, facilitando la administración de pequeños y grandes negocios.

Si eres nuevo en el mundo de los negocios en línea, o si necesitas un aliado para mejorar tu ecosistema de pagos, contáctanos. ¡Estamos para ayudarte!

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