Outsourcing: ventajas, desventajas y consideraciones para aplicarlo en tu empresa

El término outsourcing proviene del inglés, y es una palabra formada por la combinación de «out», cuyo significado es «fuera», y «source», que se traduce al castellano como «fuente», por lo cual se puede definir como fuente externa.

En este sentido, el outsourcing es un sistema de subcontratación en el cual una empresa delega ciertas tareas especializadas a una empresa externa que, por su experticia, puede ayudar a alcanzar resultados más óptimos por un menor costo.

Diferencia entre tercerización y outsourcing

Aunque se trata de conceptos bastante similares, la principal diferencia está en que la tercerización suele utilizarse para servicios manuales básicos, los cuales no requieren de conocimientos en un área determinada.

Ejemplos de empresas de outsourcing

En la actualidad, algunos de los ejemplos más comunes por los cuales se opta por un proveedor de servicios de outsourcing o externalización son:

• Servicios informáticos: uno de los casos más comunes de outsourcing ocurre con el personal especializado en tecnología, informática y transformación digital. Esto se debe a que no todas las empresas cuentan con empleados que manejen este tipo de habilidades, por lo cual deciden realizar subcontrataciones.

• Servicios de contabilidad: también es común que las empresas lleven a cabo la subcontratación de servicios contables, ya que es un área de trabajo muy importante en cuanto a las finanzas se refiere.

• Agencias de marketing: este tipo de agencias es frecuentemente contratado por empresas o pymes para aplicar estrategias de marketing digital y así optimizar la comunicación con el público objetivo.

• Recursos humanos: el área de recursos humanos también representa una parte fundamental en el funcionamiento de una empresa y lo ideal es que sea manejado por personal especializado.

• Servicios de atención al cliente: al momento de tratar con clientes, es necesario contar con las herramientas adecuadas, ya que para muchas empresas ésta es la pieza angular de su proyecto. Es por ello que resulta común la subcontratación de empresas que se dediquen a esta área.

• Servicios de logística: la prestación de servicios de logística es una de las claves al momento de mantener conectado a las empresas con sus clientes finales. En este sentido, es muy frecuente observar que muchas empresas deciden buscar apoyo externo de agencias de logística.

• Servicios de limpieza y mantenimiento: por lo general, las empresas delegan las actividades de limpieza y mantenimiento a proveedores externos que cuenten con personal capacitado.

• Pasarelas de pago: las páginas que permiten que se lleven a cabo las transacciones de compra y venta de productos, también suelen pertenecer a proveedores externos que gestionan los datos bancarios de los clientes.
  

En este sentido, Conekta es una plataforma  que permite a los negocios en línea procesar pagos de forma segura. Al utilizar Conekta, los negocios pueden confiar en que tendrán un ecosistema de pagos seguro y robusto, lo que les permite enfocarse en otras áreas importantes de su negocio. 

El outsourcing es una herramienta de gran utilidad para que pymes y startups reduzcan el costo de sus operaciones rutinarias y las optimicen, delegándolas a expertos. También puede ser útil para grandes empresas que desean acceder a tecnologías demasiado costosas.

En este contexto, los principales objetivos de aplicar el outsourcing en una empresa son:

Reducir los costos operativos

Uno de los principales objetivos de la externalización de servicios es el hecho de disminuir el gasto que implica para una empresa contratar directamente personal capacitado e incluirlo en su plantilla de trabajo. 

Crear redes de colaboración

Al establecer relaciones entre empresas para la subcontratación de personal, se promueve la creación de una comunidad empresarial que les permite crecer y establecerse en el mercado actual, así como proporcionar versatilidad para explorar con distintos tipos de clientes.

Optimizar los servicios y productos que ofrecen

Es frecuente encontrar empresas que no cuentan con la maquinaria, tecnología o personal necesario para mantener los estándares de calidad del producto final. En este caso, el outsourcing permite que las empresas puedan perfeccionar las cadenas de producción y, por lo tanto, mejorar la calidad de sus productos.

Reducir riesgos

Al no contar con personal capacitado en ciertas áreas, las empresas son propensas a cometer errores en cuanto a la gestión y toma de decisiones. En este sentido, al subcontratar empleados que cuentan con el conocimiento y la experiencia necesaria, se disminuye el riesgo de tener una mala gestión que comprometa el funcionamiento de la empresa.

Una vez que has entendido el concepto del outsourcing y cuáles son sus objetivos, es importante aprender a diferenciar cuáles son sus distintos tipos de subcontratación, para que así elijas el que sea más conveniente para el funcionamiento de tu empresa. Los principales son:

Táctico

Este tipo de outsourcing es una contratación eventual, es decir, que se realiza para momentos puntuales y no rutinarios donde la empresa contratante se vea en la necesidad de cubrir funciones que no puede hacer con el personal actual de su plantilla. 

Estratégico

En este tipo de externalización, la actividad principal es optimizar procesos y la efectividad de la logística de forma conjunta. Tanto la empresa contratante como el servicio especializado que ha sido contratado, trabajan en sincronía para lograr las metas planteadas originalmente.

In house

Este caso se refiere al uso de personal y recursos propios de la empresa para completar proyectos o llevar a cabo actividades, en vez de solicitar los servicios especializados de empresas externas.

Off site

En el outsourcing off site, los servicios o actividades planteadas son llevadas a cabo en las instalaciones de la empresa subcontratada y no de la que contrata.

Offshoring

En la subcontratación offshoring (deslocalización, en español), el objetivo es disminuir los costos en la cadena de producción, al solicitar las instalaciones y servicios de una empresa en el extranjero para que se encargue del proceso de manufacturación. 

De esta manera, los gastos de mano de obra son mucho menores, en comparación con el país donde está la empresa solicitante, lo cual se obtiene una mayor rentabilidad.

En México, el outsourcing es reconocido en la Ley Federal del Trabajo y por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) desde el 2012. Sin embargo, según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), esta modalidad de contratación se ha prestado para esquemas ilegales.

Por ello, en el 2021 se realizóuna reforma de la Ley Federal del Trabajo, cuyas principales modificaciones fueron:

• La subcontratación no puede abarcar todas las actividades de la empresa: la ley solo permite la contratación de empleados externos para cumplir funciones específicas en ciertas áreas de trabajo.

• Debe justificarse la subcontratación por su carácter especializado: esto se refiere a que el motivo para contratar personal externo debe estar relacionado a que pueden cumplir ciertas funciones de forma eficiente y que están especializados en un área en la que el resto de los trabajadores no. 

• La empresa subcontratada no puede ejercer funciones similares a las que ya ejercen empleados directos de la empresa contratista: la ley no permite la contratación de empleados externos que cumplan la misma función que los trabajadores de la empresa contratante.

• Deben establecer un contrato por escrito: las condiciones del contrato deben ser establecidas por un contrato donde se especifiquen las funciones y responsabilidades tanto de la empresa contratante como de la empresa subcontratada.
  

En este sentido, el hecho de entender los puntos establecidos en la ley les otorga una ventaja importante a las pymes en México, ya que podrán sacarle provecho a la subcontratación, sin dejar pasar por alto este tipo de regulaciones.

A la hora de contratar proveedores externos para realizar tareas específicas en una empresa, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones para sacarle mejor provecho al prestador de servicios externos que se elija:

1. Revisa las leyes que lo regulan

Como se mencionó anteriormente, es importante conocer las leyes y reformas más recientes establecidas en tu país. De esta manera, podrás aprovechar todas las ventajas que ofrece el outsourcing sin tener inconvenientes legales.

2. Deja todo por escrito

También es importante establecer por escrito un contrato donde se especifique la duración, cesiones de activos, condiciones, acuerdos de confidencialidad y las responsabilidades que tiene cada empresa al momento de decidir hacer una subcontratación.

3. Deja claro el nivel de calidad que esperas

Por otro lado, es necesario expresar mediante un documento el nivel de compromiso y el estándar de calidad que se espera de la empresa subcontratada, de esta forma se busca que la calidad final del producto sea lo más cercano a las  expectativas originales.

4. Crea canales de comunicación

La comunicación con la empresa externa es fundamental para evitar malentendidos que puedan afectar la calidad del servicio o producto final, es por ello que se recomienda establecer canales de comunicación ya sea virtuales o presenciales.

5. Deja espacio para ajustar los precios

Este último punto se refiere que siempre debemos tener en cuenta que muchos de los servicios contratados pueden sufrir variaciones a lo largo del contrato establecido, por lo cual es importante dejar en claro las tablas de precios, fechas de pago y los métodos de pago.

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