Claves para la evaluación y selección de proveedores para tu empresa

La selección de proveedores es un proceso que consiste en buscar una empresa que ofrezca una materia prima, producto o servicio necesario para el funcionamiento de otra empresa.

El objetivo del proceso de evaluación de proveedores es elegir un proveedor confiable que ofrezca una buena relación precio-calidad y con el cual se pueda establecer una relación comercial sólida, en la cual ambas partes puedan obtener ventajas y lograr sus objetivos.

Existen varias razones que llevan a una empresa a realizar un proceso de selección de proveedores. Algunas de estas son:

• Creación de un nuevo producto: cuando una empresa desarrolla un nuevo producto, puede necesitar nuevos proveedores que se especialicen en los componentes necesarios para la fabricación de dicho producto.
  
  
• Insatisfacción con los proveedores actuales: si la empresa está experimentando problemas con sus proveedores actuales, como retrasos en los tiempos de entrega o materiales de mala calidad, puede realizar una nueva búsqueda de proveedor para encontrar una alternativa adecuada a las necesidades de la empresa.
  
  
• Innovación y desarrollo tecnológico: una empresa puede buscar proveedores que sean líderes en tecnología y permitan que se mantenga actualizada en su industria para satisfacer las demandas cambiantes del mercado o si están en mejora continua de procesos o productos.
  
  
• Expansión geográfica: cuando la empresa tiene planes de expansión geográfica, requiere la evaluación y selección de proveedores locales que puedan garantizar un suministro eficiente en las nuevas regiones.
  
  
• Responsabilidad social y sostenibilidad: cada vez más empresas están enfocadas en minimizar su impacto ambiental a corto y largo plazo, por lo que buscar proveedores que compartan esos valores y operen de manera ética y sostenible es primordial.

La clave para llevar a cabo una adecuada selección del proveedor es conocer qué criterios deben tomarse en cuenta para elegir a los mejores proveedores, pues la elección tendrá impacto en la calidad de los productos o servicios que se ofrecen, y, por lo tanto, en la competitividad de la empresa. Entre los criterios establecidos tenemos los siguientes:

Calidad de los productos o servicios ofrecidos

Revisar la consistencia, confiabilidad y cumplimiento de los estándares de calidad del proveedor requeridos por la empresa.

Adaptabilidad

Evaluar la flexibilidad y capacidad del proveedor para moldear los productos o servicios en función de la empresa.

Puntualidad en las entregas

Analizar la trayectoria del proveedor en cuanto al cumplimiento de plazos de entrega para lograr un mantenimiento en la cadena de suministro.

Cumplimiento legal

Verificar que el proveedor cumpla con las normativas y regulaciones legales. Algunas normativas principales son las certificaciones ISO:

• ISO 9001: establece los requisitos necesarios para un sistema de gestión de calidad eficiente.
• ISO 14001: proporciona los requisitos necesarios para un sistema de gestión ambiental óptimo.
• ISO 4500: determina los requisitos necesarios para un buen sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo.

Precios

Examinar los precios propuestos por el proveedor para una toma de decisión correcta. Como por ejemplo:

• Precios por unidad: es el precio por cada unidad del producto o servicio, lo que permite evaluar la competitividad de las ofertas entre los proveedores.

• Descuentos comerciales: los proveedores pueden ofrecer descuentos adicionales como una forma de fidelizar a la empresa como clientes.

• Volumen de compra: al adquirir grandes cantidades de productos o servicios, es común que los proveedores ofrezcan precios más favorables o beneficios extras.

• Plazos de pago: la flexibilidad de los proveedores en cuánto a sus plazos de pago, permite mayor adaptabilidad a tus condiciones y necesidades financieras.

• Políticas de devolución: las políticas de devolución y las garantías ofrecidas por los proveedores, asegura la protección de tu empresa en caso de problemas con los productos o servicios adquiridos.

Formas de pago

Conocer las diferentes opciones de pago ofrecidas por el proveedor y determinar si son compatibles con las políticas y necesidades de la empresa.

Filosofía corporativa

Analizar si la filosofía corporativa del proveedor se alinea con los valores, la visión y la misión de la empresa, como la responsabilidad social, la sostenibilidad y la ética empresarial.

Servicios de postventa

Evaluar los servicios de postventa que ofrece el proveedor para garantizar una relación comercial sólida, como garantías, soporte técnico y asistencia en caso de problemas.

Un buen proceso de selección de proveedores garantiza que quien se elija sea la mejor opción, por eso cada etapa desempeña un papel decisivo en la elección de un posible proveedor. Te las presentamos:

Identificar las necesidades de la empresa

En esta etapa, se analizan y determinan las necesidades específicas de la empresa en términos de productos o servicios requeridos. Se consideran factores como la cantidad, la calidad, las especificaciones técnicas, las normas principales, entre otros.

Realizar la búsqueda de proveedores potenciales

Con los resultados obtenidos en el análisis de necesidades, se inicia la búsqueda de proveedores potenciales que puedan satisfacerlas. Esto implica investigar y recopilar información sobre los diferentes proveedores del mercado, utilizando diversas fuentes de información, como por ejemplo:

• Directorios: los directorios proporcionan una base de datos organizada con empresas de diferentes sectores y categorías. Se pueden encontrar en un centro de administración de directorios, ya sea físico o virtual.
  
  
• Asesores de negocios: los asesores de negocios brindan orientación y conocimiento especializados para ayudar en el proceso de selección.
  
  
• Asociaciones de comercio: las asociaciones de comercio tienen acceso a comunidades empresariales donde se pueden obtener recomendaciones y referencias de proveedores confiables.
  
  
• Exposiciones: las exposiciones comerciales y ferias son eventos ideales para conocer directamente a los proveedores, ver sus productos/servicios en persona y establecer contacto directo.
  
  
• Prensa especializada: la prensa especializada en un sector específico puede ser una fuente valiosa de información sobre proveedores destacados y novedades del mercado.
  
  
• Recomendaciones: las recomendaciones de otras empresas, amigos, proveedores actuales o socios comerciales son referencias directas de personas de confianza.

Determinar los criterios de selección a utilizar

Se definen los criterios que se utilizarán para evaluar y comparar a los proveedores potenciales. Pueden incluir aspectos como los dichos anteriormente, la calidad, la puntualidad, el precio, entre otros.

Solicitar a los proveedores información sobre sus productos o servicios

Luego de la búsqueda, una vez identificados los proveedores potenciales, se les hace llegar una solicitud de información necesaria sobre sus productos o servicios, para evaluarlos según los criterios anteriores.

Selección del proveedor más adecuado

De acuerdo a toda la información recopilada y los criterios de selección establecidos, se procede a evaluar y comparar a los proveedores para una decisión final. Una buena forma de llevar a cabo su análisis es mediante un cuadro comparativo con las características de cada uno.

Redactar y firmar el contrato

Una vez seleccionado el proveedor más adecuado, se redacta y firma el contrato formal con los términos y condiciones acordados. El contrato incluye aspectos como los precios, las cantidades, los plazos de entrega, las garantías, las políticas de pago y otros términos comerciales importantes.

Al finalizar el proceso de selección y comenzar las relaciones comerciales con el nuevo proveedor, se debe continuar evaluando los criterios de selección utilizados para confirmar su cumplimiento y determinar si es o no necesario buscar proveedores distintos.